Na tarde do dia 14 de junho de 2021 a Gestão Municipal de São João do Polêsine realizou videoconferência para o estado de Santa Catarina, explicando o Case de Sucesso na migração do sistema,  para uma Verdadeira  Solução de Gestão Digital. Entrevista esta, que será exibida primeiramente para municípios de Santa Catarina, e Rio Grande do Sul, e vinculado em  mídias sociais.

          Nesta explanação foram abordados temas como a nova maneira de gerir serviços públicos, onde todo cidadão é capaz de requerer qualquer serviço oferecido de forma Digital tanto pela Web como por APP , (hoje existe muitos apps, mas suas funcionalidades são muito restritas, não servindo como utilitário para facilitar a vida do Cidadão), não sendo necessário dirigir-se pessoalmente aos Setores de Nossa Adminitração.

Tópicos Abordados pelo Prefeito Matione Sonego

          Como foi o processo de migração?

          Acompanhando minha equipe de trabalho, percebi que o processo foi executado da melhor forma possível, percebi a dedicação de meus colaboradores e da equipe técnica da empresa responsável, pessoas comprometidas  em minimizar o máximo os transtornos provocados neste momento.

       E como está sendo a adaptação: o sistema é intuitivo, simples? 

         No  meu caso hoje consigo usar o sistema tanto no Laptop, quanto no tablet, e até em meu celular.

         Hoje com um único usuário e senha consigo acompanhar em tempo real empenhos, ponto dos meus colaboradores, informações gráficas de todos os setores, como arrecadação, saldo em bancos. Realmente  consigo acompanhar tudo dentro da minha administração, inclusive assino todos documentos digitalmente, desde projetos empenhos, portarias entre outros, mesmo em deslocamento ou em viagem.

          Antes de migrarmos de sistema tinha que solicitar para meus funcionários gerar relatório, trazer os documentos em meu gabinete para assinar manualmente, ou solicitar os levantamento de férias e licença-prêmio que era feito tudo em planilhas, tornando mais trabalhoso o processo de obter as informações necessárias para tomada de decisão. Mas hoje o tempo de tomada de decisão é muito importante,  e ter o máximo de informação para ser mais assertivo possível nos rumos que  nossa cidade deve seguir.

       Vocês já têm números que destacam o trabalho da Prefeitura com uso da tecnologia?

        Diminuição em dias do tempo para o fechamento da Folha de pagamento, também diminuição da perda de tempo em assinar manualmente empenhos, otimização do trabalho dos nossos colaboradores,  diminuição da necessidade de contratação de pessoal, com certeza ganhamos mais de 90% com a otimização dos serviços citados.

         Por exemplo, já reduziu o tempo de geração da folha de pagamento - em quanto tempo?

         Anteriormente o processo de folha de pagamento e todos os documentos e informações tipo férias, ponto, que eram necessárias para realização fechamento da mesma, acabavam  gerando transtorno mensalmente, pois no antigo sistema as informações do ponto eram lançadas manualmente (tinha o Sistema do Ponto, tinha a planilha, e tinha o Sistema da folha) , o cálculo da folha travava o sistema de todos os setores, e após enviarmos a informação da folha para a contabilidade realizar o pagamento era impossível refazer a mesma. Em últimos casos, isso só era possível fazendo a restauração de backups.

          Hoje é imperceptível pois cálculos de folha e envio para a contabilidade são feitos várias vezes em um dia e a qualquer momento podemos voltar o processo ao começo sem transtorno algum.  Antes era impossível lançar informações de férias e ponto numa folha de pagamento do futuro, sem que antes a folha mensal estivesse completamente fechada, hoje temos a folha atual em andamento e a folha do mês posterior já recebendo informações, isso conforme a antiga fornecedora do sistema de gestão era impossível fazer.

         E já baixou o uso de papel - quanto aproximadamente?

          Já solicitei aos meus colaboradores que tudo que for possível fazer digitalmente é para ser feito, acredito que já estamos próximos de uma redução de 100% da utilização de papel. Claro que ainda usamos papel, pois ainda estamos em fase de adaptação e por isso ainda precisamos dele, e leva um tempo para que possamos nos adaptar a novas rotinas.

          E já conseguiram identificar inconsistências? Por exemplo, cadastros que estavam duplicados e agora foram corrigidos?

Conforme levantamento dos meus colaboradores anteriormente, por exemplo eu, era uma pessoa na Contabilidade, uma pessoa diferente na folha, uma pessoa diferente na saúde, uma pessoa diferente como usuário em cada sistema, vocês imaginam a dificuldade de manter todas minhas informações em todos esses cadastros de forma não gerar inconsistência nelas.

            Vocês já utilizam processos digitais e assinaturas eletrônicas?

Minha vida ficou mais fácil pois hoje em qualquer momento, em qualquer lugar, com qualquer dispositivo (Laptop, tablet, Smartphone)  posso fazer isso. Não preciso ir na minha sala assinar documentos manualmente, pois tudo já está sendo feito pelo sistema. Claro que preciso ter acesso a internet, mas percebi que pode ser até a internet móvel quando estou em deslocamento na estrada.

            Que outras vantagens a tecnologia em nuvem tem oferecido à gestão municipal mesmo em pouco tempo de uso?

             Com o passar do tempo vamos perceber a não necessidade de trocar continuamente nossas Estações de Trabalho, Softwares que antes eram necessários a troca constante gerando gastos com licenças. E é perceptível a economia com o tempo, pois conseguimos acabar com o retrabalho, trabalho de digitação e a confecção de processos manuais, e com isso otimizamos em muito a eficácia de trabalho de nossos colaboradores municipais.

Área Técnica 

        Quais são as principais diferenças de trabalhar com sistema desktop e 100% nuvem?

         Tínhamos parceria de longa data com a empresa fornecedora do Sistema de Gestão, que durou quase 30 anos, desde 1º ano após a fundação de nosso município - Nos últimos anos, nós do município começamos solicitar inovação, realizando reuniões e pedindo  para que nosso sistema sofresse mudanças que o município tinha por necessidade, para melhorar nossa gestão, e conseguir aplicar os recursos e tempo dos servidores de forma otimizada. 

          Assim no início de 2021, após muitas solicitações, e problemas que  repetia-se frequentemente, realizamos nossa licitação e com a nova ganhadora migramos todos os dados e implantamos novos módulos que antes não seriam possível de ser feito segundo a antiga parceira.

           Os principais diferenças que existem do sistema desktop e nuvem são:

          Mobilidade - (em qualquer lugar apenas tendo uma conexão com internet podemos gerir todas as funcionalidades do sistema.

          Praticidade  - Devido ao sistema rodar utilizando um navegador de internet, podemos utilizar qualquer dispositivo e em diferentes sistemas operacionais  não se limitando como antigamente a uma estação de trabalho com apenas um sistema operacional.

          Compatibilidade - Como citado anteriormente antes em cada PC tínhamos que atualizar o sistema, pois software de gestão exigia a um único Sistema Operacional, Esse sistema desktop utilizado também exigia que vários processos fossem executado de forma local, ocasionava vários transtornos, pois havia necessidade executa os instaladores em cada uma das estações de trabalho do antigo sistema desktop .  

          Sendo um sistema desktop, sofremos constantemente com necessidade de troca de PCs, licenciamento de software, troca de servidores ocasionando um gasto não necessário, pois se já tivéssemos um sistema que utilizasse as tecnologias  já existente e de ampla utilização no mercado de software, este gastos tornaram-se desnecessários.

        Como foi a migração em termos de segurança de dados, agilidade?

          Toda migração de dados gera alguns transtornos, que são conduzidos pela equipe de migração, da melhor forma possível, equipe muito experiente e competente.Também tivemos o pessoal do Centro tecnológico, nos auxiliando em praticamente todo o tempo, pois estes entravam contato com nossos setores municipais minimizando o máximo possível esse momento, que é o momento de migração.

           Foi realizado conferência das informações que foram migradas, pois tínhamos dados desde 1993, foi percebido que essas informações já estão neste sistema de gestão.

        O que muda na rotina da equipe de TI com o sistema em nuvem? Por exemplo, diminuiu o risco de invasões, o esforço da equipe, a demanda por manutenções, etc?   

        Diminui a preocupação com a troca de Servidores, troca de Estação de trabalho, licenciamento de Software de outras empresas, além da rápida  defasagem que ocorria.  Pois como o Sistema em Nuvem, só se faz necessário de conexão com internet podendo até ser internet móvel,  pois exige muito pouco processamento da estação de trabalho,  e não é preciso mais nenhum software de outras empresas.

       E já conseguem estimar quanto em R$ será a economia com equipamentos, cabeamento, etc?

         Estudo, e reuniões que foram realizadas a mais de 3 anos com antiga fornecedora,  solicitando melhorias no sistema, e inovações, como poder utilizar em qualquer ambiente operacional, não ter necessidade de atualizar estação de trabalho, poder oferecer todos os serviços para nosso cidadão no app, ter plataforma única para todos os sistemas. Os  dados de pessoa, usuário,  colaborador ou cidadão pela nossa necessidade atualmente um só, em todos os sistemas (isso o mais importante ressalta a área técnica). 

         Anteriormente em cada sistema a mesma pessoa tinha que ser cadastrada, isso provocava redundância ou falta  de informação, e nunca podíamos ter certeza sobre estes dados, pois quando atualizava-mos apenas um telefone tínhamos que alterar em mais de 6 sistemas diferentes. E qual a confiabilidade dessa informação? Pois fazia-se necessário atualizar em vários sistemas, sem contar o retrabalho que era, ou a falta de confiabilidade daquela informação,  Dado errado não gera informação. 

         A estimativa do estudo e levantamento realizado por nossos colaboradores é que iremos poder aplicar nos quatro anos mais de 1 milhão em outras áreas como saúde,  educação e saneamento só com a economia gerada pela troca de sistema sem contar o tempo dos nossos colaboradores com re-trabalho e trabalho manual.

         Isso contando servidores, equipamentos, licenças, e sistemas de outras empresas pois o sistema de gestão anterior não conseguia fazer a coleta e o tratamento do ponto e enviar estes dados para folha de pagamento, isso é um exemplo, mas tem vários, pois o sistema desktop ficou por muito e muito tempo sem sofrer atualizações evolutivas em suas funcionalidades.

           O Prefeito Matione Sonego ainda destaca que, "Estamos em processo de implantação e treinamento de servidores, muito em breve mais serviços serão disponibilizados para nossos visitantes e munícipes, pois estamos trabalhando em várias soluções digitais para realmente tentar suprir todas a necessidades da sociedade nos dias atuais", completa. O administrador complementa que, já estamos recebendo visitas de vários outros municipios, não só da região da Quarta Colônia, pois essas adminitrações já perceberam a necessidade de atualizar seus sistemas pois não atendem mais as necessidades de uma administração moderna e transparente.

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